XRechnungLeser – Benutzerhandbuch

Wozu

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommen heute als XRechnung. Das ist eine XML-Datei, die nur ein Programm lesen kann. Viele Dokumentenmanagementsysteme zeigen sie deshalb als Zeichensalat oder gar nicht an.

Der XRechnungLeser macht aus jeder eingehenden E-Rechnung eine PDF, die wie eine normale Rechnung aussieht und im DMS (zum Beispiel WINYARD) wie jedes andere Dokument abgelegt, angezeigt und durchsucht werden kann.

Was in der PDF steckt

Die Rechnung zum Lesen. Der Aufbau folgt der amtlichen Darstellung der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards): Übersicht mit Käufer, Verkäufer und Rechnungsdaten, danach Beträge, Zahlungsdaten, Positionen und Anlagen. Die kleinen Kennungen wie „BT-1“ verweisen auf die Felder der Norm EN 16931.
Die Original-Rechnung. Die XRechnung ist unverändert als Anhang xrechnung.xml eingebettet. Maßgeblich ist immer diese Datei, die PDF ist nur ihre Sichtfassung. Im PDF-Reader öffnen Sie Anhänge über das Büroklammer-Symbol.
Mitgeschickte Anlagen des Rechnungsstellers, etwa Leistungsnachweise als PDF, ebenfalls als Anhang.
Der Prüfvermerk auf der letzten Seite. Er zeigt, ob die Rechnung den Regeln für XRechnung entspricht, und listet die Fehler auf, falls nicht. Den vollständigen Prüfbericht finden Sie im Anhang pruefbericht-kosit.xml.

Die PDF entspricht dem Archivstandard PDF/A-3.

Was „gültig“ und „nicht gültig“ bedeuten

Prüfvermerk	Bedeutung	Was tun
gültig	Die Rechnung erfüllt alle Regeln von XRechnung 3.0 bzw. EN 16931.	normal bearbeiten
nicht gültig	Mindestens ein Pflichtfeld fehlt oder ist falsch. Der Grund steht unter „Fehler und Warnungen“.	Rechnung inhaltlich prüfen und gegebenenfalls beim Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung anfordern
nicht geprüft	Das Format ist keine XRechnung, z. B. ZUGFeRD EXTENDED, oder die Prüfung war abgeschaltet.	nach Ihren üblichen Regeln bearbeiten

Warnungen allein machen eine Rechnung nicht ungültig.

Für die Systembetreuung: Einrichtung

Python 3.10 oder neuer und Java 17 installieren. Alternativ eine Java-Laufzeit nach vendor\jre\ kopieren.
Im Programmordner einmal pip install -r requirements.txt ausführen.
Mit xrechnung-leser.cmd selbsttest prüfen. Am Ende muss „Bereit.“ stehen.

Betrieb mit Ordnern (empfohlen)

xrechnung-leser.cmd ueberwachen D:\ERechnung\Eingang D:\ERechnung\fuer-DMS --metadaten

Neue E-Rechnungen (.xml, oder ZUGFeRD als .pdf) werden in Eingang gelegt, von Hand, vom Postfach-Abruf oder vom Rechnungseingangsportal.
Nach einigen Sekunden liegt die PDF in fuer-DMS. Dort holt das DMS sie ab.
Das Original wandert nach Eingang\erledigt\<Monat>\. Nicht lesbare Dateien kommen nach Eingang\fehler\, zusammen mit einer Textdatei, die den Grund nennt. Es wird nichts gelöscht.
Mit --ungueltige D:\ERechnung\abgelehnt landen abgelehnte Rechnungen in einem eigenen Ordner, etwa für eine Rückfrage beim Rechnungssteller.
Mit --metadaten entsteht neben jeder PDF eine .json-Datei mit Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssteller, Leitweg-ID, Beträgen und IBAN. Damit kann das DMS die Indexfelder automatisch füllen.

Für den Dauerbetrieb den Befehl als geplante Aufgabe „beim Systemstart“ einrichten. Oder --einmal anhängen und die Aufgabe alle paar Minuten starten. Pro Eingangsordner darf nur eine Überwachung laufen, eine zweite verweigert den Start. Das Protokoll steht in Eingang\xrechnung-leser.log.

Einzelne Dateien

xrechnung-leser.cmd umwandeln C:\Temp\rechnung.xml -a C:\Temp\pdf

Die PDF heißt Rechnungsdatum_Rechnungssteller_Rechnungsnummer.pdf. Mit --name-wie-eingang behält sie den Namen der Eingangsdatei.

Grenzen

Pro Rechnung dauert die Umwandlung etwa 10 Sekunden.
Eine PDF ohne eingebettete E-Rechnung, etwa ein Scan, wird nicht umgewandelt. Sie landet in fehler\.